青海省交通运输厅办公室关于印发档案信息化系统工程目录数据库建库规则及纸质档案数字化

 青交办科技〔2017〕239


厅属各单位、厅机关各处室:

为规范我省交通运输行业档案信息化目录数据库及纸质档案数字化标准,现将《青海省交通运输厅档案信息化工程目录数据库建库规则及纸质档案数字化操作指南》印发给你们,请遵照执行。

青海省交通运输厅办公室

20171122

青海省交通运输厅

档案信息化系统工程目录数据库建库规则

青海省交通运输厅

一七年十一月

文档修改记录

版本号

版本描述

日期

备注

V0.7

评审使用稿

2017-9-27

V1.0

根据专家评审意见修改

2017-10-24

 

目  录

 

1. 范围

本规则规定了档案目录分类体系、档号组成结构、档案目录字段规则等,适用于青海省交通运输厅。

2. 依据

DAT 46-2009文书类电子文件元数据方案

《档号编制规则》(DA/T 13

《照片类电子档案元数据方案》

《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008

3. 总则

3.1档案目录分类体系

一级分类

二级分类

文书档案

按卷整理文书档案

按件整理文书档案

工程项目档案

声像档案

照片档案

实物档案

3.2档案目录字段说明

3.2.1 字段名称

指档案目录数据库中目录字段的中文名称,同时也是档案著录项的中文名称。包含:全宗号、保管期限等。

3.2.2 字段类型

指档案目录数据库中目录字段的数据类型。包含:字符型、整型、日期型等。

3.2.3 字段长度

指档案目录数据库中目录字段所能容纳的最大字节数,1个中文字占2个字节,1个英文字或数字占1个字节。如字段长度为“8”的目录字段可填写:4个中文字、或8个英文字、或8个数字。

3.2.4 是否必填

指档案目录数据库中目录字段的填写约束说明。用“Y”代表必填,“N”代表非必填。

3.2.5 值域

指档案目录数据库中目录字段的填写内容。如密级字段可填写的内容仅包含:绝密、机密、秘密、公开、空值。

3.3 档号组成说明

本标准将档号按其组成部分中含有语义的最小元素为单位拆分目录字段,说明主要指档号的组成结构。

3.3.1“档号的组成结构

1)文书档案

分类

档号结构

案卷目录

全宗号-目录号-案卷号

卷内文件目录

全宗号-目录号-案卷号-件号

按件整理目录

全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题)代码-件号

2)工程档案

工程档案档号的组成结构,由各单位档案室根据工程档案的分类,按照国家相关规定确定。

分类

档号结构

工程档案

全宗号-目录号-案卷号(GL5.6-(PXLH)-IV16.1-001

照片档案

全宗号-目录号-案卷号

声像档案

全宗号-目录号-案卷号

4. 档案目录字段规则表

4.1 文书档案案卷目录

序号

字段名称

字段类型

字段长度

是否必填

值域

编码

1

全宗号

字符型

6

Y

QZH

2

目录号

字符型

3

Y

MLH

3

案卷号

字符型

5

Y

AJH

4

年度

整型

4

Y

年度为档案形成年度

ND

5

档号

字符型

200

Y

DH

6

保管期限

字符型

8

Y

永久、长期、短期、30年、10年、其它 

BGQX

7

题名

字符型

200

Y

TM

8

部门

字符型

20

N

BM

9

页数

整型

4

Y

YS

10

原文标识

字符型

2

N

有数字副本为;无数字副本为空

YWBS

11

密级

字符型

4

N

绝密、机密、 秘密、公开;无密级为空;标注卷内最高密级

MJ

12

解密标识

字符型

6

N

已解密、空(表示未解密)

JMBS

13

保密期限

字符型

10

N

BMQX

14

解密日期

日期型

8

N

JMRQ

15

册数

整型

2

N

CS

16

册号

整型

2

N

CH

17

起始日期

日期型

8

Y

QSRQ

18

终止日期

日期型

8

Y

ZZRQ

19

缩微复制件编号

字符型

30

N

SWFZJBH

20

参见号

字符型

30

N

CJH

21

附注

字符型

255

N

FZ

4.2 文书档案卷内文件目录 

序号

字段名称

字段类型

字段长度

是否必填

值域

编码

1

全宗号

字符型

6

Y

QZH

2

目录号

字符型

3

Y

MLH

3

案卷号

字符型

5

Y

AJH

4

件号

字符型

3

Y

JH

5

档号

字符型

200

Y

   DH

6

起始页号

字符型

5

Y

QSYH

7

终止页号

字符型

5

Y

ZZYH

8

责任者

字符型

100

Y

ZRZ

9

题名

字符型

200

Y

TM

10

文号

字符型

50

N

WH

11

成文日期

日期型

8

Y

CWRQ

12

密级

字符型

8

N

绝密、机密、秘密、公开;无密级为空

MJ

13

保密期限

日期型

10

N

BMQX

14

解密标识

字符型

6

N

已解密:已解密 ; 未解密:空

JMBS

15

解密日期

日期型

8

N

JMRQ

16

原文标识

字符型

2

N

有数字副本为;无数字副本为空

YWBS

17

册号

字符型

5

N

 

CH

18

部门

字符型

20

N

自动提取文书档案案卷目录中的部门

BM

19

受文者

字符型

255

N

 

SWZ

20

分类号

字符型

15

N

 

FLH

21

主题词

字符型

50

N

 

ZTC

22

缩微复制件编号

字符型

30

N

SWFZJBH

23

参见号

字符型

30

N

 

CJH

24

附注

字符型

255

N

 

FZ

4.3 文书档案归档文件目录

序号

字段名称

字段类型

字段

长度

是否

必填

值域

著录职责

编码

1

全宗号

字符型

8

Y

 

档案员

QZH

2

目录号

字符型

3

Y

 

档案员

MLH

3

件号

字符型

5

Y

 

档案员

JH

4

档号

字符型

200

Y

 

档案员

DH

5

题名

字符型

200

Y

 

兼职档案员

TM

6

机构(问题)

字符型

60

Y

 

兼职档案员

JGWT

7

文号

字符型

50

N

 

兼职档案员

WH

8

成文日期

日期型

8

Y

兼职档案员

CWRQ

9

保管期限

字符型

8

Y

永久、长期、短期、30年、10年、其它

档案员

BGQX

10

年度

整型

4

Y

 

兼职档案员

ND

11

部门

字符型

20

Y

 

兼职档案员

BM

12

页数

整型

4

Y

 

兼职档案员

YS

13

责任者

字符型

100

Y

 

兼职档案员

ZRZ

14

密级

字符型

4

N

绝密、机密、秘密、公开;无密级为空

兼职档案员

MJ

15

保密期限

字符型

10

N

 

兼职档案员

BMQX

16

主题词

字符型

60

N

 

兼职档案员

ZTC

17

文种

字符型

30

N

条例、规定、办法、决定、命令等

兼职档案员

WZ

18

稿本

字符型

30

N

初稿、修改稿与定稿

兼职档案员

GB

19

解密标识

字符型

6

N

已解密:已解密 ; 未解密:空

兼职档案员

档案员

JMBS

20

解密日期

日期型

8

N

 

兼职档案员

JMRQ

21

原文标识

字符型

2

N

有数字副本为;无数字副本为空

兼职档案员

YWBS

22

受文者

字符型

255

N

 

兼职档案员

SWZ

23

附注

字符型

255

N

 

兼职档案员

FZ

4.4 工程档案案卷目录

序号

字段名称

字段类型

字段

长度

是否

必填

值域

著录职责

编码

1

全宗号

字符型

6

Y

档案员

QZH

2

目录号

字符型

3

Y

档案员

MLH

3

案卷号

字符型

5

Y

档案员

AJH

4

档号

字符型

200

Y

档案员

DH

5

项目编号

字符型

60

Y

档案员

XMBH

6

项目名称

字符型

200

Y

档案员

XMMC

7

保管期限

字符型

8

Y

永久、长期、30

档案员

BGQX

8

题名

字符型

200

Y

档案员

TM

9

编制单位

字符型

200

Y

档案员

BZDW

10

起止日期

字符型

60

Y

档案员

QZRQ

11

密级

字符型

4

N

绝密、机密、秘密、公开;无密级为空

档案员

MJ

12

件数

整型

4

Y

档案员

JS

13

页数

整型

4

Y

档案员

YS

14

原文标识

字符型

2

N

有数字副本为;无数字副本为空

档案员

YWBS

15

附注

字符型

2

N

档案员

FZ

4.5 工程档案卷内文件目录

序号

字段名称

字段类型

字段

长度

是否

必填

值域

著录职责

编码

1

全宗号

字符型

6

Y

 

档案员

QZH

2

目录号

字符型

3

Y

 

档案员

MLH

3

案卷号

字符型

5

Y

 

档案员

AJH

4

序号

整型

5

Y

 

档案员

XH

5

档号

字符型

200

Y

档案员

DH

6

页号

字符型

5

Y

 

档案员

YH

7

责任者

字符型

100

Y

 

档案员

ZRZ

8

题名

字符型

200

Y

 

档案员

TM

9

日期

字符型

8

Y

 

档案员

XCRQ

10

原文标识

字符型

2

N

有数字副本为;无数字副本为空

档案员

YWBS

11

附注

字符型

2

N

档案员

FZ

4.6 声像档案目录

4.6.1 照片档案案卷目录

序号

字段名称

字段类型

字段

长度

是否

必填

值域

著录职责

编码

1

全宗号

字符型

6

Y

 

档案员

QZH

2

目录号

字符型

3

Y

 

档案员

MLH

3

案卷号

字符型

5

N

 

档案员

AJH

4

册号

整型

3

Y

 

档案员

CH

5

档号

字符型

200

Y

 

档案员

DH

6

年度

整型

4

Y

 

档案员

ND

7

题名

字符型

200

Y

 

档案员

TM

8

拍摄时间

日期型

8

Y

 

档案员

PSSJ

9

部门

字符型

100

Y

 

档案员

BM

10

摄影者

字符型

100

Y

 

档案员

SYZ

11

类型规格

字符型

10

N

 

档案员

LXGG

12

文字说明

字符型

255

Y

 

档案员

WZSM

13

张数

整型

3

Y

 

档案员

ZS

14

密级

字符型

4

N

绝密、机密、秘密、公开;无密级为空

档案员

MJ

15

解密标识

字符型

6

N

已解密:已解密 ; 未解密:空

档案员

JMBS

16

保管期限

字符型

8

Y

 

档案员

BGQX

17

原文标识

字符型

2

N

有数字副本为;无数字副本为空

档案员

YWBS

18

保密期限

字符型

10

N

 

档案员

BMQX

19

解密日期

日期型

8

N

 

档案员

JMRQ

20

附注

字符型

255

N

 

档案员

FZ

4.6.2 照片档案卷内目录

序号

字段名称

字段类型

字段

长度

是否

必填

值域

著录职责

编码

1

全宗号

字符型

6

Y

档案员

QZH

2

目录号

字符型

3

Y

档案员

MLH

3

案卷号

字符型

5

N

档案员

AJH

4

册号

整型

3

Y

档案员

CH

5

照片号

整型

5

Y

填写:照片张号

档案员

ZPH

6

年度

整型

4

Y

档案员

ND

7

题名

字符型

200

Y

档案员

TM

8

拍摄时间

日期型

8

Y

档案员

PSSJ

9

部门

字符型

100

Y

档案员

BM

10

摄影者

字符型

100

Y

档案员

SYZ

11

类型规格

字符型

10

N

档案员

LXGG

12

文字说明

字符型

255

Y

档案员

WZSM

13

张数

整型

3

Y

档案员

ZS

14

密级

字符型

4

N

绝密、机密、秘密、公开;无密级为空

档案员

MJ

15

解密标识

字符型

6

N

已解密:已解密 ; 未解密:空

档案员

JMBS

16

保管期限

字符型

8

Y

档案员

BGQX

17

原文标识

字符型

2

N

有数字副本为;无数字副本为空

档案员

YWBS

18

保密期限

字符型

10

N

档案员

BMQX

19

解密日期

日期型

8

N

档案员

JMRQ

20

底片号

整型

5

N

档案员

DPH

21

参见号

字符型

10

N

档案员

CJH

22

附注

字符型

255

N

档案员

FZ

4.6.3 声像档案案卷目录

序号

字段名称

字段类型

字段

长度

是否

必填

值域

著录职责

编码

1

全宗号

字符型

6

Y

档案员

QZH

2

目录号

字符型

3

Y

档案员

MLH

3

案卷号

字符型

5

Y

档案员

AJH

4

档号

字符型

200

Y

档案员

DH

5

题名

字符型

255

Y

档案员

TM

6

文字说明

字符型

255

N

档案员

WZSM

7

责任者

字符型

100

Y

档案员

ZRZ

8

密级

字符型

8

N

绝密、机密、秘密、公开;无密级为空

档案员

MJ

9

保密期限

字符型

10

N

档案员

BMQX

10

解密标识

字符型

6

N

已解密:已解密 ; 未解密:空

档案员

JMBS

11

解密日期

日期型

8

N

档案员

JMRQ

12

人物

字符型

255

N

档案员

RW

13

地点

字符型

255

N

档案员

DD

14

保管期限

字符型

8

Y

永久、长期、短期、30年、10年、其它

档案员

BGQX

15

原文标识

字符型

2

N

有数字副本为;无数字副本为空

档案员

YWBS

16

附注

字符型

255

N

档案员

FZ

17

盘号

字符型

16

N

档案员

PH

18

载体类型

字符型

10

N

档案员

ZTLX

19

时长

字符型

8

N

档案员

SC

20

图像色彩

字符型

10

N

档案员

TXSC

21

声音质量

字符型

4

N

档案员

SYZL

22

图像质量

字符型

4

N

档案员

TXZL

23

参见号

字符型

20

N

档案员

CJH

4.7实物档案目录

序号

字段名称

字段类型

字段

长度

是否

必填

值域

著录职责

编码

1

全宗号

字符型

6

Y

档案员

QZH

2

目录号

字符型

3

Y

档案员

MLH

3

档号

字符型

200

Y

档案员

DH

4

题名

字符型

255

Y

档案员

TM

5

颁发单位

字符型

255

N

档案员

BFDW

6

颁发日期

日期型

8

Y

档案员

BFRQ

7

授奖类型

字符型

8

N

奖杯、奖状、锦旗和其它

档案员

SJLX

8

保管期限

字符型

8

Y

永久、长期、短期、30年、10年、其它

档案员

BGQX

9

原文标识

字符型

2

N

有数字副本为;无数字副本为空

档案员

YWBS

10

材质

字符型

255

N

档案员

CZ

11

外观尺寸

字符型

255

N

档案员

WGCC

12

附注

字符型

255

N

档案员

FZ

交通运输行业纸质档案数字化操作指南

青海省交通运输厅

一七年十一月

文档修改记录

版本号

版本描述

日期

备注

V0.7

评审使用稿

2017-9-27

V1.0

根据专家评审意见修改

2017-10-24

目  录

1 规范性引用文件 1

2 术语和定义 1

3 档案数字化基本要求 2

3.1 基本原则 2

3.2 数字化对象的确定原则 3

3.3 过程管理 3

4 档案数字化外包安全管理 3

4.1 档案部门的安全管理 3

4.2 数字化加工机构的安全管理 4

4.3 数字化场所的安全管理 4

4.4 数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理 5

4.5 档案实体的安全管理 6

4.6 档案数字化成果移交接收与设备处理的安全管理 6

5 档案数字化流程 7

5.1 档案提档 8

5.2 档案整理 9

5.3 条目著录 10

5.4 条目校对 11

5.5 档案扫描 12

5.6 档案后处理 13

5.7 图像处理 14

5.8 数据质检 15

5.9 数据总质检 16

5.10 双层PDF转换 17

5.11 档案还原装订 17

5.12 还卷入库 18

5.13 数据挂接及备份 18

6 硬件设备情况介绍 19

7 关键要求总结 20

8 附录 20

8.1 附件一:档案数字化加工保密协议 20

8.2 附件二:档案交接记录表 20

8.3 附件三:档案数字化工作流程单 20

 

规范性引用文件

DA/T31-2005 纸质档案数字化技术规范

GBT172351—1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分:要求和指南

GBT172352—1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分:一致性测试

GBT18894-2002 电子文件归档与管理规范

国家档案局办公室关于印发《档案数字化外包安全管理规范》的通知  档办发〔20147

DAT 18-1999 档案著录规则

术语和定义

数字化

用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程

纸质档案数字化

采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。以下简称档案数字化。

数字图像

表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数,由相同维数的连续图像产生。在矩阵(或其他)网络上采样——连续函数,并在采样点上将值最小化后的阵列。

黑白二值图像

只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。

连续色调静态图像

以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在档案数字化过程中,通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。

分辨率

单位长度内图像包含的点数或像素数,一般用每英寸点数(dpi)表示。

失真度

对档案进行数字化转换后,数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。

可懂度

数字图像向人或机器提供信息的能力。

图像压缩

清除图像冗余或对图像近似的任一种过程,其目的是对图像以更紧凑的形式表示。档案数字化过程中,较常见的有TIFF(G4)JPEG等压缩格式。

TIFF

Tagged Tmage File Format,标记图像文件格式。一种基于标记的无损(不丢失信息)压缩格式,用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。因为它存储图像细微层次的信息非常多,图像的质量也得以提高,故而非常有利于原件为黑白档案的复制储存。

JPEG 

Joint photographic Experts Group,联合照片专家组。一种丢失少量信息的压缩格式,尤其适用于屏幕和打印显示,支持所有主要计算机平台和Web浏览器。JPEG格式文件小,影像质量多数情况下均可接受。考虑储存空间及传输效率,原件为彩色的档案可迁此格式复制储存。

涉密档案数字化加工资质具体条件

一、甲级资质

1、通过质量管理体系认证、职业健康安全管理体系认证、信息安全管理体系认证。

2、依法缴纳社保金满1年的员工不少于50人。

3、经审计的上年度净资产不少于1000万元,上2个年度各项纳税总额不少于100万元,经营状况良好。

4、具有自有产权或租赁期3年(含)以上的固定生产经营场所,建筑面积不少于300平米。具有可封闭式管理的涉密档案数字化加工场所,周边环境安全可控。

5、拥有功能完备的档案数字化加工设备。

 二、乙级资质

1、生产经营和质量安全管理体系健全。</